Cosa fa
La Segreteria fornisce il supporto tecnico e operativo agli organi istituzionali.
Svolge altresì attività di supporto per lo svolgimento di compiti che la legge, lo statuto ed i regolamenti affidano al Segretario Comunale e che non rientrano nella specifica competenza degli altri settori.
Cura la raccolta e la diffusione di leggi e documentazioni di interesse generale concernenti l'attività dell'ente ed elabora studi su materie non demandate ai singoli settori.
Assicura i servizi di archiviazione, di pubblicità degli atti, segue l’istruttoria, la verbalizzazione e la pubblicazione delle deliberazioni adottate dalla Giunta Comunale e dal Consiglio Comunale.
SEGRETERIA:
- Assistenza ai lavori degli organi collegiali (Giunta, Consiglio, Conferenza dei Capigruppo) e relativa verbalizzazione;
- Collaborazione con il Segretario per tutte le funzioni a lui demandate dalla legge e dai regolamenti;
- Assistenza alle commissioni consiliari permanenti;
- Gestione delle deliberazioni del Consiglio e della Giunta, delle determinazioni dirigenziali, dei decreti e delle ordinanze sindacali e relativa trasmissione agli uffici competenti;
- Pubblicazione, esecutività e conservazione atti del Comune;
- Gestione delle seguenti sezioni del sito internet istituzionale:
− Sindaco e Giunta;
− Consiglio Comunale;
− Atti;
− Statuto e Regolamenti;
− Consiglio Comunale;
- Gestione dell’anagrafe degli amministratori;
- Gestione iter di nomina dei rappresentanti comunali presso enti, associazioni ed istituzioni;
- Gestione contabile delle risorse attribuite al settore con il PEG;
- Collaborazione con gli avvocati nella gestione del contenzioso e della difesa giudiziaria, liti ed arbitraggi;
- Aggiornamento dello Statuto Comunale;
- Gestione agenda Sindaco e a seconda dei problemi posti, indirizzo dei cittadini all'Assessore di competenza;
- Coordinamento nella gestione del sito “Amministrazione Trasparente”;
- Supporto al Responsabile dell’Anticorruzione nella redazione del piano e dei relativi controlli;
- Supporto al Segretario per la gestione delle pratiche di accesso civico generalizzato e accesso agli atti, tenuta registro FOIA;
- Adempimenti connessi alle elezioni, convalida, surroga, deleghe, aspettative, permessi;
- Gestione del cerimoniale;
- Stipula convenzioni per l’utilizzo delle basi dati;
- Stesura ed aggiornamento del Regolamento per il funzionamento del Consiglio Comunale.
CONTRATTI
- Coordinamento nella predisposizione e stipula degli atti pubblici a rogito del Segretario e delle scritture private autenticate: contratti d’appalto per opere pubbliche, per affidamento di servizi, per forniture di beni, atti di mutuo, trasferimenti immobiliari, donazioni, convenzioni edilizie e di trasformazione di diritti di superficie in proprietà, atti di acquisizione di immobili a seguito di procedura espropriativa, permute, costituzione di diritti reali, concessioni cimiteriali, atti unilaterali d’impegno e in generale tutti i contratti che interessano l’Ente;
- Acquisizione di tutta la documentazione preliminare occorrente per la stesura, per la sottoscrizione e per gli adempimenti conseguenti alla stipula dei contratti:
− accertamenti ipotecari e catastali;
− gestione delle spese contrattuali con applicazione dei diritti di segreteria, di rogito (nella misura prevista dalla legge);
− determinazione oneri fiscali a carico della controparte e alla loro comunicazione al soggetto contraente;
− determinazione oneri fiscali a carico dell’Ente (per alcune tipologie di atti);
− reperimento di tutta la documentazione propedeutica alla stipula del contratto;
− repertoriazione, registrazione e, se dovuta, trascrizione degli atti presso gli enti competenti;
− accertamenti previsti dalla normativa antimafia;
− trasmissione dell’atto all’ufficio competente per la gestione e alla controparte;
− ogni altro adempimento necessario per la conclusione della procedura contrattuale.
- Assistenza al rogito;
- Cura degli adempimenti conseguenti alla stipula delle scritture private su richiesta degli uffici interessati (quali contratti concessioni e convenzioni varie proposte dagli uffici comunali, concessioni demaniali, concessione in uso e comodati di locali comunali, contratti di locazione, affidamento di servizi vari a persone fisiche o giuridiche, ecc.);
- Raccolta, conservazione e archiviazione scritture private su archivio informatico;
- Conservazione degli originali degli atti pubblici e delle scritture private autenticate in ordine progressivo di repertorio;
- Rilascio di copie e di copie conformi agli originali;
- Tenuta registro repertorio e consegna registro all'Agenzia delle Entrate per la vidimazione quadrimestrale;
- Raccolta e trasmissione all’anagrafe tributaria dei dati connessi con gli adempimenti previsti dal D.M. del 18/03/1999.